1. Bối Cảnh Pháp Lý Mới Về Quản Lý Hóa Chất Từ Năm 2026

Kể từ khi Luật Hóa chất năm 2025 chính thức có hiệu lực, hoạt động sản xuất, kinh doanh, mua bán và sử dụng hóa chất tại Việt Nam được đặt trong một khung quản lý chặt chẽ hơn trước đây. Các quy định chi tiết được cụ thể hóa thông qua Nghị định số 24/2026/NĐ-CP về danh mục hóa chất thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Hóa chất, Nghị định số 26/2026/NĐ-CP quy định chi tiết việc quản lý hoạt động hóa chất và hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, hàng hóa, cùng với Thông tư số 01/2026/TT-BCT hướng dẫn thi hành.

Điểm thay đổi quan trọng nhất trong giai đoạn này là việc thiết lập cơ chế quản lý riêng đối với nhóm hóa chất được xếp vào diện “kiểm soát đặc biệt”. Theo khoản 2 điều 17 Luật Hóa chất 2025 quy định "Tổ chức kinh doanh hóa chất thuộc danh mục hóa chất cần kiểm soát đặc biệt chỉ được bán hóa chất cần kiểm soát đặc biệt cho các đối tượng sau:

  1. Tổ chức có Giấy phép kinh doanh hóa chất cần kiểm soát đặc biệt;
  2. Tổ chức, cá nhân sử dụng hóa chất cần kiểm soát đặc biệt đã thực hiện công bố loại hóa chất và mục đích sử dụng hóa chất trên cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất

Đây không phải là một khái niệm mang tính hình thức, mà kéo theo những nghĩa vụ pháp lý cụ thể đối với doanh nghiệp trước khi hóa chất được đưa vào sử dụng. Nếu không tuân thủ đúng trình tự, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí bị đình chỉ hoạt động liên quan đến hóa chất.

Vì vậy, việc hiểu đúng và thực hiện đúng quy trình mua hóa chất theo luật mới không chỉ là vấn đề thủ tục, mà là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo hoạt động sản xuất, nghiên cứu và kiểm nghiệm diễn ra hợp pháp và ổn định.

2. Hóa Chất Kiểm Soát Đặc Biệt Là Gì Và Vì Sao Phải Quản Lý Riêng?

Theo quy định tại Nghị định 24/2026/NĐ-CP, hóa chất kiểm soát đặc biệt là những hóa chất có mức độ nguy hiểm cao, có nguy cơ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe con người, môi trường hoặc có khả năng bị lợi dụng cho mục đích trái pháp luật. Danh mục này được quy định cụ thể trong phụ lục kèm theo nghị định và có thể được cập nhật theo từng giai đoạn quản lý.

Điều quan trọng cần hiểu là không phải tất cả hóa chất độc hại đều mặc nhiên thuộc nhóm kiểm soát đặc biệt, và ngược lại, một số hóa chất tưởng như thông dụng vẫn có thể nằm trong danh mục kiểm soát. 

3. Cách Xác Định Chính Xác Nhóm Hóa Chất Trước Khi Đặt Hàng

Trước khi gửi bất kỳ yêu cầu mua hàng nào, doanh nghiệp cần tiến hành rà soát danh mục hóa chất tại Nghị định 24/2026/NĐ-CP. Việc tra cứu phải dựa trên tên hóa học chính xác và số CAS để tránh nhầm lẫn giữa các chất có tên thương mại tương tự. Trong nhiều trường hợp, cùng một nhóm sản phẩm thương mại nhưng thành phần hóa học khác nhau sẽ dẫn đến nghĩa vụ pháp lý khác nhau.

Danh mục hóa chất kiểm soát đặc biệt theo Nghị định 24/2026/NĐ-CP

Nếu hóa chất không thuộc danh mục kiểm soát đặc biệt, doanh nghiệp có thể thực hiện mua bán theo quy trình thương mại thông thường mà không phải thực hiện các bước khai báo trên hệ thống quản lý quốc gia. Tuy nhiên, nếu hóa chất nằm trong danh mục kiểm soát đặc biệt, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện các bước đăng ký và khai báo trước khi tiến hành giao dịch.

Việc xác định này cần được thực hiện trước thời điểm gửi yêu cầu mua hàng cho nhà cung cấp, bởi quy trình khai báo có mốc thời gian pháp lý cụ thể mà doanh nghiệp phải tuân thủ.

4. Quy Trình Mua Hóa Chất Kiểm Soát Đặc Biệt Theo Luật Hóa Chất 2025

   4.1 Đối với nhóm khách hàng mua về sử dụng

Bước 1: Đăng Ký Tài Khoản Trên Cơ Sở Dữ Liệu Quốc Gia Về Hóa Chất

Theo Nghị định 24,25,26/2026/NĐ-CP và Thông tư 01,02/2026/TT-BCT, tổ chức, cá nhân hoạt động liên quan đến hóa chất kiểm soát đặc biệt phải đăng ký thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia do Bộ Công Thương quản lý. Đây là điều kiện tiên quyết trước khi thực hiện các nghĩa vụ khai báo và báo cáo giao dịch.

Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản theo mã số thuế, cung cấp đầy đủ thông tin pháp lý như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh có liên quan đến hóa chất, thông tin người đại diện pháp luật và địa điểm sử dụng, lưu trữ hóa chất. Thông tin cung cấp phải chính xác, trung thực và được cập nhật khi có thay đổi.

Tài khoản chỉ có giá trị pháp lý sau khi được xác thực theo quy định. Doanh nghiệp chưa có tài khoản hợp lệ sẽ không đáp ứng điều kiện pháp lý để thực hiện giao dịch hóa chất thuộc diện kiểm soát đặc biệt.

Bước 2:  Khai Báo Mục Đích Sử Dụng

Sau khi hoàn tất đăng ký tài khoản, doanh nghiệp phải thực hiện công bố và khai báo mục đích sử dụng hóa chất trên hệ thống. Nội dung khai báo bao gồm tên hóa chất, số CAS, khối lượng dự kiến sử dụng, mục đích sử dụng cụ thể và địa điểm sử dụng.

Theo quy định, việc khai báo phải được thực hiện ít nhất 30 ngày trước khi đưa hóa chất vào sử dụng lần đầu. Trường hợp doanh nghiệp thay đổi mục đích sử dụng so với nội dung đã công bố trước đó, việc khai báo lại cũng phải được thực hiện trước ít nhất 30 ngày kể từ thời điểm thay đổi.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải hoàn tất bước khai báo trước khi gửi nhu cầu mua hàng, bởi nếu mua và đưa vào sử dụng khi chưa đủ thời hạn khai báo, hành vi đó có thể bị xem là vi phạm quy định quản lý hóa chất.

Khai báo không chỉ mang tính thủ tục hành chính mà là cơ sở để cơ quan quản lý thực hiện giám sát, kiểm tra và hậu kiểm khi cần thiết.

Bước 3: Lập Phiếu Mua Bán 

Sau khi giao dịch hoàn tất và doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn cùng hàng hóa, một nghĩa vụ pháp lý tiếp theo phát sinh. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn và hàng hóa, doanh nghiệp phải lập Phiếu mua bán hóa chất kiểm soát đặc biệt trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia.

Phiếu này ghi nhận thông tin giao dịch thực tế, bao gồm số lượng, thời điểm mua bán và thông tin các bên liên quan. Đây là bước hoàn tất nghĩa vụ báo cáo giao dịch theo Luật Hóa chất 2025.

Cần nhấn mạnh rằng trách nhiệm lập phiếu thuộc về bên mua, không phải nhà cung cấp. Việc không lập phiếu đúng thời hạn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định hiện hành.

Hướng dẫn chi tiết cách Đăng ký và khai báo mục đích sử dụng trên Cơ sở Dữ liệu Quốc gia về Hóa Chất

    4.2 Đối với nhóm khách hàng thương mại

Đối với doanh nghiệp hoạt động theo mô hình thương mại (không trực tiếp sử dụng hóa chất trong sản xuất, nghiên cứu), quy trình khai báo có một số điểm đặc thù cần lưu ý:

Bước 1: Điều kiện tiên quyết trước khi giao dịch

  • Doanh nghiệp phải có Giấy phép kinh doanh hóa chất phù hợp với Danh mục hóa chất kiểm soát đặc biệt.

  • Đảm bảo hệ thống lưu trữ, bảo quản đáp ứng yêu cầu an toàn theo quy định hiện hành.

Bước 2. Đăng ký và quản lý tài khoản trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về hóa chất

Theo quy định của Luật Hóa chất 2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp kinh doanh hóa chất thuộc Danh mục hóa chất cần kiểm soát đặc biệt bắt buộc phải đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin Cơ sở dữ liệu quốc gia về hóa chất trước khi thực hiện các giao dịch mua – bán.

Cụ thể, doanh nghiệp thương mại có trách nhiệm:

  • Thực hiện đăng ký tài khoản theo đúng trình tự, thủ tục do cơ quan quản lý nhà nước về hóa chất quy định.

  • Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin pháp lý bao gồm: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, thông tin người đại diện theo pháp luật, email và số điện thoại liên hệ.

  • Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin đã kê khai trên hệ thống.

  • Thực hiện cập nhật kịp thời khi có thay đổi liên quan đến giấy phép kinh doanh hóa chất, thông tin pháp nhân hoặc phạm vi hoạt động.

Tài khoản hợp lệ và còn hiệu lực trên hệ thống là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện khai báo giao dịch, lập Phiếu mua bán hóa chất kiểm soát đặc biệt và hoàn thành nghĩa vụ báo cáo theo quy định. Trường hợp không đăng ký, không duy trì hoặc kê khai sai thông tin có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành.

Bước 3. Nghĩa vụ lập Phiếu mua bán sau khi nhận hàng

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hàng và hóa đơn, doanh nghiệp phải hoàn tất việc lập Phiếu mua bán hóa chất kiểm soát đặc biệt trên hệ thống.

Thông tin kê khai bao gồm:

  • Thông tin bên mua và bên bán

  • Tên hóa chất, mã CAS

  • Số lượng thực tế

  • Số hóa đơn

  • Ngày giao hàng

Với khách hàng thương mại, không bắt buộc kê khai mục đích sử dụng hóa chất, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo toàn bộ thông tin giao dịch được cập nhật đầy đủ và đúng thời hạn.

5. Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Đảm Bảo Tuân Thủ Lâu Dài?

Việc tuân thủ quy định về hóa chất kiểm soát đặc biệt không nên được xem là thủ tục phát sinh khi có thanh tra, mà cần trở thành một phần của hệ thống quản lý nội bộ. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra danh mục hóa chất trước khi đặt hàng, phân công nhân sự phụ trách quản lý hồ sơ khai báo và theo dõi thời hạn pháp lý. Tất cả tài liệu khai báo và phiếu mua bán cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra khi cần.

Quản lý hóa chất đúng quy định không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và trách nhiệm của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất và nghiên cứu.

Kết Luận

Luật Hóa chất 2025 cùng các nghị định và thông tư hướng dẫn đã tạo ra một khuôn khổ quản lý chặt chẽ hơn đối với hóa chất kiểm soát đặc biệt. Doanh nghiệp muốn hoạt động bền vững phải tuân thủ đầy đủ trình tự: xác định đúng loại hóa chất, đăng ký tài khoản hệ thống, khai báo mục đích sử dụng trước ít nhất 30 ngày và lập phiếu mua bán trong vòng 10 ngày sau khi nhận hàng.

Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm, bảo đảm tính pháp lý cho hoạt động sản xuất và duy trì sự ổn định lâu dài.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ xác định hóa chất có thuộc diện kiểm soát đặc biệt hay không hoặc cần tư vấn quy trình khai báo theo đúng quy định pháp luật hiện hành, đội ngũ chuyên môn của Labee sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ kịp thời.

Hotline: 089 899 3922
Email: info@labee.vn
Website: https://labee.vn